Por que e quando fazer a revisão dos processos hospitalares?
A revisão dos processos hospitalares garante melhorias quantitativas e qualitativas na operação. Saiba como, quando e por que fazer
A revisão dos processos hospitalares é um tema que gera dúvidas e incertezas aos gestores de saúde, afinal, quando, como e por que fazer?
Inicialmente, é fundamental que os gestores reconheçam a importância da revisão e gestão de processos, pois assim é possível compreender como essas ferramentas operacionais e administrativas vão impactar a instituição.
Qual a importância da revisão dos processos hospitalares?
A revisão dos processos hospitalares é essencial para a identificação e superação de problemas operacionais que estejam comprometendo a qualidade ou capacidade dos atendimentos.
Os gargalos operacionais podem surgir por diferentes razões como descompasso entre práticas atuais e evolução tecnológica, falta de capacitação da equipe, falta de instrução por parte de diretores, ferramentas inapropriadas, superlotação, falta de clareza e outras.
Portanto, é comum que periodicamente um processo que parecia funcionar bem para de entregar os resultados esperados em eficiência e qualidade.
A revisão dos processos hospitalares permite identificar, de tempos em tempos, quais são essas práticas disfuncionais e corrigi-las.
Quando revisar processos?
Uma dúvida comum por parte dos gestores em saúde é se há um prazo definido para fazer a revisão dos processos hospitalares.
O mais indicado, no entanto, é monitorar o desempenho dos departamentos para verificar quando as práticas adotadas deixam de ser eficientes. Conheça alguns indicativos relevantes a seguir:
- reclamações por parte dos pacientes, fornecedores ou mesmo colaboradores sobre desorganização;
- lentidão nos atendimentos mesmo quando não há superlotação da instituição indica que os processos cotidianos não estão funcionando como deveriam;
- quando começam a ocorrer erros operacionais com frequência, como falta de informação no prontuário do paciente, é importante rever as práticas da instituição;
- o desabastecimento é um indicativo de que a área de compras e o setor operacional não estão se comunicando como deveria, levando a problemas no atendimento;
- o desencontro ou perda de informações, como um paciente não receber a medicação devida por equívoco da enfermagem é um problema grave e que demanda revisão dos processos.
Portanto, são vários os indicativos do dia a dia que revelam que a operação hospitalar não está satisfatória e precisa ser revisada.
Mas, além da revisão periódica, é importante que haja o gerenciamento contínuo de processos hospitalares, o que permite que más práticas sejam identificadas e corrigidas antes de acarretarem um problema sistêmico na instituição ou levar a ocorrências mais graves.
Como colocar a revisão dos processos em prática?
Reconhecendo a importância da revisão dos processos hospitalares e quais os indícios de que ela é necessária, os gestores precisam saber como colocá-la em prática.
Auditar
A auditoria consiste no mapeamento de todos os processos desenvolvidos na clínica ou hospital, bem como todos os profissionais responsáveis por cada etapa e os respectivos chefes de departamento.
É importante que nessa etapa sejam averiguados não como os processos deveriam ser, caso já haja uma diretriz nesse sentido, mas como eles efetivamente são postos em prática no dia a dia.
Deve-se considerar as atividades de cada departamento, mas também os pontos de convergência entre processos de diferentes áreas que, em geral, são os que apresentam mais problemas.
Avaliar
Com cada processo mapeado, os gestores conseguem identificar em quais pontos do atendimento há gargalos operacionais que prejudicam o desempenho.
Além de considerar em que ponto do fluxo operacional está o problema, é importante que seja feito um diagnóstico dos motivos para a ineficiência daquela prática.
Nessa etapa é importante ouvir as queixas e sugestões dos colabores, pois envolvê-los no processo é fundamental para melhorar os resultados.
Redesenhar
A partir da auditoria e avaliação torna-se possível redesenhar os fluxos de processos.
Um primeiro ponto a ser destacado é que as práticas devem refletir os valores da instituição. Por exemplo, um atendimento humanizado pressupõe a estruturação de processos que viabilizem uma atenção mais individualizada e personalizada aos pacientes.
Além disso, não adianta os gestores quererem reformular a totalidade dos processos de uma vez. A revisão dos processos hospitalares deve ser progressiva, para que a equipe possa absorver as mudanças, o que demanda tempo.
Ferramentas
Muitas vezes, para rever processos, será necessário definir novas ferramentas para dar suporte às práticas desenvolvidas.
Podem ser usadas ferramentas digitais ou analógicas, como um mural, desde que ela seja funcional e prática para superar o gargalo operacional identificado.
No departamento de radiologia, por exemplo, ferramentas como o RIS e o PACS tornam-se cada vez mais fundamentais ao bom desempenho da área.
Capacitar
Sempre que houver a atualização dos processos é importante que as equipes sejam capacitadas. Deve-se incluir no treinamento o porquê das mudanças, benefícios esperados, como executá-la com excelência e como ela será acompanhada.
Os treinamentos também são importantes para os novos profissionais contratados, uma vez que a alta rotatividade de colaboradores é um dos aspectos que pode levar ao comprometimento da eficiência operacional.
Monitorar
De nada adianta revisar os processos e não monitorá-los posteriormente para verificar se o gargalo foi superado e se o novo fluxo operacional é eficiente.
Dessa forma, deve-se definir as métricas para acompanhamento das práticas, garantindo a supervisão.
Otimizar
A otimização deve ocorrer sempre que se identificar que um processo pode ser melhorado para entregar mais eficiência, qualidade ou redução de custos.
Essa etapa consiste no gerenciamento dos processos hospitalares e quando ela é realizada com consistência dificilmente será necessário retomar a revisão desde a auditoria sempre que for preciso atualizar um processo.
A revisão dos processos hospitalares é uma importante aliada para melhores resultados na instituição de saúde, mas a forma como é colocada em prática é essencial para alcançar os objetivos estabelecidos.
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Inicialmente, é fundamental que os gestores reconheçam a importância da revisão e gestão de processos, pois assim é possível compreender como essas ferramentas operacionais e administrativas vão impactar a instituição.
Qual a importância da revisão dos processos hospitalares?
A revisão dos processos hospitalares é essencial para a identificação e superação de problemas operacionais que estejam comprometendo a qualidade ou capacidade dos atendimentos.
Os gargalos operacionais podem surgir por diferentes razões como descompasso entre práticas atuais e evolução tecnológica, falta de capacitação da equipe, falta de instrução por parte de diretores, ferramentas inapropriadas, superlotação, falta de clareza e outras.
Portanto, é comum que periodicamente um processo que parecia funcionar bem para de entregar os resultados esperados em eficiência e qualidade.
A revisão dos processos hospitalares permite identificar, de tempos em tempos, quais são essas práticas disfuncionais e corrigi-las.
Quando revisar processos?
Uma dúvida comum por parte dos gestores em saúde é se há um prazo definido para fazer a revisão dos processos hospitalares.
O mais indicado, no entanto, é monitorar o desempenho dos departamentos para verificar quando as práticas adotadas deixam de ser eficientes. Conheça alguns indicativos relevantes a seguir:
- reclamações por parte dos pacientes, fornecedores ou mesmo colaboradores sobre desorganização;
- lentidão nos atendimentos mesmo quando não há superlotação da instituição indica que os processos cotidianos não estão funcionando como deveriam;
- quando começam a ocorrer erros operacionais com frequência, como falta de informação no prontuário do paciente, é importante rever as práticas da instituição;
- o desabastecimento é um indicativo de que a área de compras e o setor operacional não estão se comunicando como deveria, levando a problemas no atendimento;
- o desencontro ou perda de informações, como um paciente não receber a medicação devida por equívoco da enfermagem é um problema grave e que demanda revisão dos processos.
Portanto, são vários os indicativos do dia a dia que revelam que a operação hospitalar não está satisfatória e precisa ser revisada.
Mas, além da revisão periódica, é importante que haja o gerenciamento contínuo de processos hospitalares, o que permite que más práticas sejam identificadas e corrigidas antes de acarretarem um problema sistêmico na instituição ou levar a ocorrências mais graves.
Como colocar a revisão dos processos em prática?
Reconhecendo a importância da revisão dos processos hospitalares e quais os indícios de que ela é necessária, os gestores precisam saber como colocá-la em prática.
Auditar
A auditoria consiste no mapeamento de todos os processos desenvolvidos na clínica ou hospital, bem como todos os profissionais responsáveis por cada etapa e os respectivos chefes de departamento.
É importante que nessa etapa sejam averiguados não como os processos deveriam ser, caso já haja uma diretriz nesse sentido, mas como eles efetivamente são postos em prática no dia a dia.
Deve-se considerar as atividades de cada departamento, mas também os pontos de convergência entre processos de diferentes áreas que, em geral, são os que apresentam mais problemas.
Avaliar
Com cada processo mapeado, os gestores conseguem identificar em quais pontos do atendimento há gargalos operacionais que prejudicam o desempenho.
Além de considerar em que ponto do fluxo operacional está o problema, é importante que seja feito um diagnóstico dos motivos para a ineficiência daquela prática.
Nessa etapa é importante ouvir as queixas e sugestões dos colabores, pois envolvê-los no processo é fundamental para melhorar os resultados.
Redesenhar
A partir da auditoria e avaliação torna-se possível redesenhar os fluxos de processos.
Um primeiro ponto a ser destacado é que as práticas devem refletir os valores da instituição. Por exemplo, um atendimento humanizado pressupõe a estruturação de processos que viabilizem uma atenção mais individualizada e personalizada aos pacientes.
Além disso, não adianta os gestores quererem reformular a totalidade dos processos de uma vez. A revisão dos processos hospitalares deve ser progressiva, para que a equipe possa absorver as mudanças, o que demanda tempo.
Ferramentas
Muitas vezes, para rever processos, será necessário definir novas ferramentas para dar suporte às práticas desenvolvidas.
Podem ser usadas ferramentas digitais ou analógicas, como um mural, desde que ela seja funcional e prática para superar o gargalo operacional identificado.
No departamento de radiologia, por exemplo, ferramentas como o RIS e o PACS tornam-se cada vez mais fundamentais ao bom desempenho da área.
Capacitar
Sempre que houver a atualização dos processos é importante que as equipes sejam capacitadas. Deve-se incluir no treinamento o porquê das mudanças, benefícios esperados, como executá-la com excelência e como ela será acompanhada.
Os treinamentos também são importantes para os novos profissionais contratados, uma vez que a alta rotatividade de colaboradores é um dos aspectos que pode levar ao comprometimento da eficiência operacional.
Monitorar
De nada adianta revisar os processos e não monitorá-los posteriormente para verificar se o gargalo foi superado e se o novo fluxo operacional é eficiente.
Dessa forma, deve-se definir as métricas para acompanhamento das práticas, garantindo a supervisão.
Otimizar
A otimização deve ocorrer sempre que se identificar que um processo pode ser melhorado para entregar mais eficiência, qualidade ou redução de custos.
Essa etapa consiste no gerenciamento dos processos hospitalares e quando ela é realizada com consistência dificilmente será necessário retomar a revisão desde a auditoria sempre que for preciso atualizar um processo.
A revisão dos processos hospitalares é uma importante aliada para melhores resultados na instituição de saúde, mas a forma como é colocada em prática é essencial para alcançar os objetivos estabelecidos.
