Saiba como otimizar a gestão de fluxo de pacientes

Conheça boas práticas que permitem otimizar a gestão de fluxos de pacientes e ter melhores resultados na instituição de saúde

A gestão de fluxo de pacientes consiste na capacidade de adaptar a relação entre capacidade e demanda na instituição de saúde, seja hospital ou clínica. Isso faz com que essa questão seja recorrente entre gestores de saúde, visando uma estrutura operacional mais adequada que não seja super ou subutilizada, bem como uma melhor experiência ao paciente.

Quais são os benefícios de gerir bem o fluxo de pacientes?

A eficiência na gestão de fluxo de pacientes é fundamental para propiciar diferentes benefícios à instituição, como:

• redução do tempo de espera dos pacientes que podem contar com a pontualidade da instituição para o atendimento, bem como com uma recepção ágil;
• diminuição da ocupação do espaço hospitalar, o que é fundamental considerando o cenário posto pela pandemia da Covid-19 que revelou a importância do distanciamento social em ambientes de saúde para preservação dos pacientes e profissionais;
• maior satisfação do paciente devido à qualidade e agilidade dos serviços prestados, o que tem início desde a recepção;
• eficiência operacional da instituição devido um fluxo de pacientes que pode, de fato, ser gerido pelos profissionais da recepção e atendimento.

Os ganhos relacionados à melhora da gestão de fluxo de pacientes faz com que os gestores devam atuar ativamente para garantir tais resultados.

Como otimizar a gestão de fluxo de pacientes?

Existem diversas práticas que podem ser desenvolvidas nas instituições de saúde com foco na otimização da gestão de fluxo de pacientes.

Agenda digital

A agenda digital é uma ferramenta pela qual os pacientes conseguem marcar, cancelar ou reagendar consultas e exames autonomamente, sem depender de atendentes para intermediar a ação.

Nesse modelo a agenda de cada profissional fica disponível online e os pacientes têm flexibilidade para realizar seus agendamentos.

Essa opção é importante para evitar o não comparecimento de pacientes e também contribuir para que períodos disponíveis sejam preenchidos mais rapidamente.

A agenda digital contribui para que não haja a subutilização da infraestrutura, uma vez que ter menos pacientes do que a capacidade de atendimento também é um problema à gestão.

Processos claros

A definição de processos claros, eficientes e transparentes é indispensável para um fluxo de pacientes mais adequado, pois há menos ruídos e dificuldades na recepção e encaminhamento dos casos.

É fundamental que a equipe de recepção tenha domínio sobre os processos, evitando lentidão que resulta em aumento da ocupação.

Deve ainda estabelecer protocolos para lidar com situações excepcionais.

Comunicação eficiente

Instituições de saúde com uma comunicação ruim com os pacientes têm mais dificuldade de fazer uma gestão de fluxo de pacientes eficiente.

Caso o paciente tenha que se deslocar ao local para tirar dúvidas, agendar consultas e exames, retirar solicitações etc. sempre haverá um fluxo maior do que a capacidade de atendimento, mesmo para demandas que poderiam ser encaminhadas por outros canais.

Monitoramento da demanda

Um fator importante é que os gestores consigam monitorar os níveis da demanda por dia da semana e horários, adaptando as operações de acordo com as necessidades.

Apesar de ter uma capacidade média, é possível que a instituição tenha períodos com maior fluxo de pacientes e outros com menor.

Reconhecer quais são essas tendências ajuda a estruturar processos para uma recepção mais ágil em períodos tradicionalmente mais cheios.

Infraestrutura compatível

A infraestrutura da clínica, como estacionamento, número de guichês de recepção, cadeiras etc., foi planejada para uma capacidade específica.

Caso verifique-se que há uma demanda constantemente maior do que a infraestrutura suporta, será necessário avaliar a realização de reformas de ampliação ou restrição da agenda dos profissionais para controle do fluxo.

Agilidade na recepção

Como nenhum gestor deseja reduzir os atendimentos realizados, uma opção para melhorar a gestão de fluxo de pacientes é garantir uma recepção ágil.

Uma vez que a triagem e encaminhamento são eficientes e rápidos, os pacientes são encaminhados para outras salas de espera, andares etc., reduzindo o afluxo de pessoas na entrada principal.

Sistema de gestão centralizado

A adoção de um sistema de gestão centralizado facilita as operações dos diversos departamentos e também tem relação com mais praticidade na recepção devido à manutenção do cadastro atualizado.

Com esse tipo de ferramenta, não é necessário preencher todas as informações dos pacientes a cada consulta, o que prejudica a experiência e ainda aumenta o tempo de atendimento.

Pontualidade nos atendimentos

Para garantir um fluxo de pacientes adequado é imprescindível que a clínica ou hospital garanta pontualidade nos atendimentos, evitando o acúmulo de pessoas de diferentes horários.

A promoção da pontualidade depende da conscientização dos profissionais da linha de frente, mas também uma infraestrutura apropriada com equipamentos que funcionam e processos eficientes.

Modernização dos processos

A modernização dos processos da clínica ou hospital também vai influenciar a .

A simples substituição de um termômetro analógico para um digital já altera o tempo médio de triagem e encaminhamento dos pacientes, por exemplo.

A adoção de novas tecnologias ou serviços, como o telecomando ou mesmo a telerradiologia podem corroborar para a eficiência dos processos.

Dessa forma, é preciso avaliar quais etapas da recepção ou atendimento podem ser modernizadas para garantir mais eficiência e agilidade.

Com uma gestão de fluxo de pacientes adequada os gestores poderão observar ganhos significativos de produtividade das equipes, satisfação dos pacientes, clima organizacional mais positivo e qualidade dos serviços prestados.

Referências:

https://ensino.einstein.br/gestao_de_fluxo_de_pacientes_p0168/p?sku=5342&cidade=ead

https://www.benner.com.br/gestao-de-fluxo-de-pacientes/